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【便利】Gmailになると楽になること紹介

さて今回は、Gmailに移行することで、僕たちの仕事にどんな便利な変化が訪れるか、今までの不便がGoogleによって、どう解消されるかについて紹介します。

 

便利①メールが消えないので、どこからでもアクセスできます。

以前こちらの記事でも紹介しましたけど、グループウェアはどこの何からでもアクセスできて、メールを確認できます。もちろん見るだけでなく返信もできます。

 

いままでは「メールサーバーにあるデータを、PCにダウンロードする」というやり方でした。ですからデスクトップで見たメールは、ノートPCでみれない。という現象が起こってました。

 

会社と自宅、デスクとノートというふうにデバイスを2つ使って仕事している方は、この問題を処理するために、けっこう複雑な処理をしていたはずです。

 

Googleの場合はダウンロードでなく「サーバーに覗きに行く」、ブラウジングするやり方です。データは常にクラウドサーバーに保存されています。だからどの端末からでも操作可能です。

 

例1)自宅でも同じ用にメールを確認したい

例2)新幹線で移動中にスマホでメールを確認したい。

例3)現場事務所のPCでメール送信して、会社のPCで返事を確認する。

例4)スマホの写真をそのままメールで送りたい。

 

便利②連絡先不明になりません。

会社のスマホからメールを送ろうにも、、、、「アドレス分からん!」

 

ってこと、結構あったかと思います。これを解決するには、ポチポチとマメに連絡先を入力するしかなかったんです。でも、これからはそんな作業は全く必要ありません!

 

これからはメールの連絡先情報も、パソコンでなくサーバーに保存されます。ですので、パソコンでアクセスしようが、タブレットでアクセスしようが、他人のPCを借りてアクセスしようが、連絡先は同じ状況です。「会社のPCじゃないとメールアドレスがわからん。」という面倒なことも起こらなくなります。

 

便利③メールがパンクしません。

実は、お恥ずかしい話。メールボックスが容量パンパンで、新規メールが受信できないという社員が何名かいらっしゃいました。

  1. 参考になるので過去数年分のメールを残しておきたい。
  2. 高画質な写真をガンガン送り合ってる
  3. 図面データも重めでも送ってる

などの理由がありました。そのため受信のために、都度メールボックスを掃除してもらっていたわけです。それほど大変な作業ではないのですが、それでもサーバー負荷は大きかったようです。

 

Googleのサーバーは容量無制限です。サーバーの処理速度も今までと桁違いです。だから今後は、むしろデータは消さずに無限に放置しておいた方がよいです。Googleの検索は世界一です。10年分の過去データを一瞬で検索してくれます。

 

 

ちなみに、いままで使ってた材光のサーバーはコレ。

 

 

 

 

Googleのサーバーはこんなかんじ(一部だけです)

 

すごい良くなる感じがしませんか?

 

便利③やり取りがわかりやすい

メールというのは、受信と送信の2つがあります。OutlookやWindows Live mailだと、それぞれが受信ボックス、送信ボックスに振り分けられて保存されてました。皆さんのメール画面もこういうふうだったと思います。

 

それが次からはこういう具合になります。受信トレイなんだけど、自分が返信した内容も並べてくれます。往復書簡が一画面でわかりやすいので、情報のモレをなくすことができます。

 

注意点まとめ

以前、お伝えしたとおりですが、6月15日(月)から、今までのメーラーにはメールが来ません。

 

G suiteのアカウントを全社員に発行できるのが6月11日(水)になります。ですので、11日から14日の4日間で準備を終えとくようにお願いします。


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