【便利】Gmailになると楽になること紹介
さて今回は、Gmailに移行することで、僕たちの仕事にどんな便利な変化が訪れるか、今までの不便がGoogleによって、どう解消されるかについて紹介します。
便利①メールが消えないので、どこからでもアクセスできます。
以前こちらの記事でも紹介しましたけど、グループウェアはどこの何からでもアクセスできて、メールを確認できます。もちろん見るだけでなく返信もできます。
いままでは「メールサーバーにあるデータを、PCにダウンロードする」というやり方でした。ですからデスクトップで見たメールは、ノートPCでみれない。という現象が起こってました。
会社と自宅、デスクとノートというふうにデバイスを２つ使って仕事している方は、この問題を処理するために、けっこう複雑な処理をしていたはずです。
Googleの場合はダウンロードでなく「サーバーに覗きに行く」、ブラウジングするやり方です。データは常にクラウドサーバーに保存されています。だからどの端末からでも操作可能です。
例１）自宅でも同じ用にメールを確認したい
例２）新幹線で移動中にスマホでメールを確認したい。
例３）現場事務所のPCでメール送信して、会社のPCで返事を確認する。
例４）スマホの写真をそのままメールで送りたい。
便利②連絡先不明になりません。
会社のスマホからメールを送ろうにも、、、、「アドレス分からん！」
ってこと、結構あったかと思います。これを解決するには、ポチポチとマメに連絡先を入力するしかなかったんです。でも、これからはそんな作業は全く必要ありません！
これからはメールの連絡先情報も、パソコンでなくサーバーに保存されます。ですので、パソコンでアクセスしようが、タブレットでアクセスしようが、他人のPCを借りてアクセスしようが、連絡先は同じ状況です。「会社のPCじゃないとメールアドレスがわからん。」という面倒なことも起こらなくなります。
便利③メールがパンクしません。
実は、お恥ずかしい話。メールボックスが容量パンパンで、新規メールが受信できないという社員が何名かいらっしゃいました。
- 参考になるので過去数年分のメールを残しておきたい。
- 高画質な写真をガンガン送り合ってる
- 図面データも重めでも送ってる
などの理由がありました。そのため受信のために、都度メールボックスを掃除してもらっていたわけです。それほど大変な作業ではないのですが、それでもサーバー負荷は大きかったようです。
Googleのサーバーは容量無制限です。サーバーの処理速度も今までと桁違いです。だから今後は、むしろデータは消さずに無限に放置しておいた方がよいです。Googleの検索は世界一です。10年分の過去データを一瞬で検索してくれます。
ちなみに、いままで使ってた材光のサーバーはコレ。
Googleのサーバーはこんなかんじ（一部だけです）
すごい良くなる感じがしませんか？
便利③やり取りがわかりやすい
メールというのは、受信と送信の2つがあります。OutlookやWindows Live mailだと、それぞれが受信ボックス、送信ボックスに振り分けられて保存されてました。皆さんのメール画面もこういうふうだったと思います。
それが次からはこういう具合になります。受信トレイなんだけど、自分が返信した内容も並べてくれます。往復書簡が一画面でわかりやすいので、情報のモレをなくすことができます。
注意点まとめ
以前、お伝えしたとおりですが、6月15日（月）から、今までのメーラーにはメールが来ません。
G suiteのアカウントを全社員に発行できるのが6月11日（水）になります。ですので、11日から14日の4日間で準備を終えとくようにお願いします。
